勉強会を開催or参加する人が気をつけたい11のこと

どうもお久しぶりです！秋猫です！
Twitterなんかでお世話になっている人はご存知だと思いますが少し前に関西ゲームプログラミング勉強会という勉強会を開催しました。勉強会を開催した経緯や感想なんかは会社のエンジニアブログの方で大体書かせて頂いたので気になる方はそちらをご覧ください。今回は開催してみて感じたみなさんがあまり意識されていないのではという事についてを書かせて頂きたいと思います。

[追記]
5/17 募集サイトに紹介して頂いたサイト、EventbriteとZusaarを追加
5/20
勉強会への参加についてブコメを参考に追加
あわせて読みたいを追加
ATND用の便利ツールを見つけたので紹介
「あとで書く（書かないかも）メモ」を追加

開催する側が気をつけたいこと

募集サイト選び
懇親会の募集
懇親会の予約
勉強会会場選び
参加者への連絡
お会計

他にも細かい事はいろいろとありますがひとまず上記について順番に書きますね。

募集サイト選び

サイトそれぞれに癖があり思うようにやれない場合もあるので注意してください。時間があるのならひと通り仮イベントを登録するなりで試す方がいいかも知れません。特に検索周りはより幅広く人を集めるのに、参加者への連絡周りは当日の参加忘れの防止などいろいろと重要です。
ひとまず僕が知っている下記の３つのサイトを紹介させて頂こうかと思います。

ATND

たぶん一番有名。幅広いOpenIDに対応していたりと参加が気楽にでき機能もひと通り揃っています。デメリットはATND自体は勉強会を探す機能を持たないので探しにくいことやメッセージ機能があるにはありますがメールアドレスの登録が任意だったりと弱いです。
一応専用検索サイトとしてはATNDカレンダー検索やATND検索などがあります。

こくちーず

開催者も参加者もメールアドレスベースで利用するサイト。見た感じでは機能も最低限揃っている様子。検索は開催者やタグなどいろいろと機能豊富。メールアドレスでの登録なので捨てアドレスで登録されている方がいない限りは比較的連絡が取りやすいです。ただ僕が聞いた時点ではメールが一人ずつしか送れないみたいで大変だとか…。

PARTAKE

ATNDと同じくOpenIDで利用可能なサイトで見た目もATNDに近い感じ。こちらも最低限の機能は揃っている様子。検索もこくちーず程機能豊富じゃないですがあります。ATNDと違うのはOpenIDを利用する際にTwitterIDとの連携が必須となっており、参加者への連絡もTwitterのダイレクトメッセージが使われるので比較的気づきやすいです。ただTwitterIDを強制している分、やっていない人の参加のハードルを若干あげてるので参加者の幅が少し狭まるかも。

利用した事のないサイトなので紹介文は後日に追記します。ZusaarというサイトはPayPalによる決済機能があるようで便利そうです。その他の機能についてもTwitterで積極的に意見を取り入れているようですのでこれは期待できそうですね。

懇親会の募集

今回僕が開催した勉強会で失敗したなと感じたのですが、懇親会の募集も勉強会の募集と同時にした方がいいと思います。というのも募集ページは登録する際と前日などの開催間近にだけ見るという人がほとんどだからです。これは実際に僕もそうなんですが、主催者とTwitterでつながっていて関係したつぶやきをよく見ない限りは、確かこの日にこういう勉強会があったよなー程度しか記憶にないんですよね。なので最初に懇親会へのリンクが張られていないとギリギリになって参加申し込みする人が大量に現れたりして結構大変な事になったりします。こういったものは確実に連絡が取れたら勿論防げるのですがいろんな要素が絡んで難しかったりもするので、懇親会も開催するなら最初から一緒に募集しておいた方がいろいろと楽ですよーといった感じです。あ、これは別に同じページで募集という意味じゃないですよ。別ページなら最初から懇親会への募集ページへのリンクを張っていればOKです☆（ゝω・）v

懇親会の予約

募集に続いて予約についてです。まず予約する際には予想の最大人数と仮の予約人数が必要です。で、これをお店に伝えて予約するのですがお店も商売なので他の予約のお客さんがいたら当然その人達の予約も取ります。そして、それがお店の定員に近くなっていくと来るかどうかわからない人の分のスペースを確保するよりは来てくれるお客さんをとなるので徐々に詰められて予約人数で場所を決めるんですね。そうなると急遽人が増えてもスペースがないので詰めて座るかお断りされるという事になります。勿論親切に最大人数で取ってくださるところもあるのですがあてにするのはやめましょう。対策としては最初から最大人数で予約を取るという手段もあるのですが、それをやってもし大幅に人が減ってしまうと当然お店の人からはいい顔されませんので出来れば避けたいところですよね。とまぁこういった理由もあるので予想人数と最大人数の幅を小さくする為に早めに募集開始をした方がいいのではと思います。
あ、あと予約をする際にはお店から変更の締切日、締切日を過ぎてからキャンセルがあった場合のキャンセル料金を聞いておくとお店や参加者とのやり取りがやりやすくなりますよ。

勉強会会場選び

まず場所は当然交通の便がいいところを選びましょう。比較的少人数のほとんど身内でやるような勉強会ならまぁどこでもありだと思うんですがいろんな人に来て欲しいと思うなら便利な場所にしましょう。…だって、…だって、でないと参加者さんが困っちゃうじゃないですかぁっ！ぷんぷくり〜ん（怒り）
あと必要な機材としてはやりたい内容によっては必要なものは変わりますがプロジェクター・スクリーン・LAN環境（できれば無線）・マイク・電源・カメラ（Ustream用）ぐらいですかね。LAN環境は参加者さんの有志によるemobile・WiMAXなどといった手段もありますし、最悪なくてもいいのですがまぁ厳しいですよね…ｗとりあえず全部会場や自分で用意しようとは思わずに参加者にお手伝いお願いできるものはお願いしましょう。勉強会は参加者みんなで作るものですよ！

参加者への連絡

これが一番大事で大変です。自分の為にも参加者さんの為にも連絡手段はよく考えましょう。連絡手段がしっかりとしていないと会場変更・懇親会募集の開始・補欠からの昇格などといった大切で早く確実に伝えたいものも伝えられなくなってしまいます。とまぁそこら辺についてはここまでに書いた事でわかると思うので付け加えるとすると、勉強会開催の前日には明日開催しますよというメッセージを送りましょう。結構開催されること自体を忘れてたという人もいたりしますのでｗ

お会計

お金に関しての事を書くなんてイヤラシイと思われるかも知れませんが楽しい勉強会を続けていく為にも大切な事だと思うので書かせて頂きます。
まずお金の徴収ですがこれは勉強会の受付の時点で徴収しましょう。懇親会の払う時になっての徴収はみなさん席を移動しまくっていてどの人が払ったのかわかりにくくなりますし、お酒が入ってますので人と話すのに夢中で聞こえてなかったりといろいろと大変です。
そして懇親会の会計はラストオーダーが終わった辺りで先に支払ってしまいましょう。そうしておけば締めると同時にみんなと一緒に出ることが出来ますのでお店の前で長時間溜まってしまうなどの迷惑をかけずにすみます。あ、勿論忘れ物チェックは忘れずにね！
あと、細かいところとしては賛否両論もあるでしょうけど半端な金額になった場合には切り上げるという方法もあります。3980円とかちょっと中途半端な額になる時がありますよね？これをそのまま徴収しようとするとお釣りに困ったり、みんながちゃんと用意してくれたとしても小銭の量が凄いことになり支払う時なんかにすごく困ります。なので切りよく4000円として徴収すればスムーズに行う事ができます。個人的には自分が参加者の場合でも100円、200円ぐらい切り上げがあってもいいと思っています。勉強会の開催には会場下見だったり参加者への連絡やら募集ページ作成等々といろんな仕事やかかるお金があります。そういったのをやってくれているのですから楽しい勉強会を開いてくれてありがとうとお礼も兼ねてお支払いするのもいいんじゃないかなと。または上手いこと調整して学生さんはお安くするというのもいいですね♪
それとこれは聞いた話なのですが懇親会の徴収は事前にPayPalで徴収という方法をされているところもあるそうです。お互いに若干手間はかかりそうですがあとで書きますが当日キャンセルの問題にも対策できるのでいいかも知れませんね。

参加する側が気をつけたいこと

勉強会の参加登録
懇親会の参加登録
勉強会のキャンセル
懇親会のキャンセル
定期的な確認または連絡手段の確保

結構個人的主観が入ったりしてますし、賛否両論あると思いますがまぁ聞いてくださいｗ

勉強会の参加登録

個人的にはよっぽど絶望的でない限りは参加登録しちゃってください。元から会場が決まっている勉強会ならいいのですが会場を借りる際の参考にしたいので大体の最大数を知りたいんですね。でないと会場を借りようとした時点では大して集まってなかったので小さい会場を借りたんだけど気づいたら会場のキャパの倍以上の人が集まちゃって申し訳ないことに…というのもあったりするんです。なので先の勉強会であればある程予定なんてわからないのは当たり前ですし気軽に参加登録してくれた方が助かるなと個人的には開催してみて思いました。勿論逆の考えもあると思いますので一概にそうとは言えないでしょうけど＾＾；
あと、補欠については結構キャンセルがあったりするのでもう定員になったからと言って諦めずに登録すれば意外と参加できますよ☆

[追記]
ブコメより『反応薄いと「皆こんな事に興味ないんじゃ…」とか心配しちゃう』
というように参加者がいないとやはり精神的にくじけそうになるってのはやはりありますね。募集からこれだけ日が経ってるのに全然集まってないしみんな興味ないのかなやめようかなと初開催であればある程不安になるのです。なので発表者に勇気をあげる為にもお願いします＞＜

懇親会の参加登録

これも勉強会の参加登録と同じで絶望的でない限りはとりあえず参加登録して頂ければ助かります。「開催する側が気をつけたいこと」の「懇親会の予約」あたりでも書きました通り参加する意志のある人が目に見えた方が予約しやすいんですね。急な増員というのは基本的に断られるか席がぎゅうぎゅう詰めになるという可能性がありますので。でもキャンセルするのって迷惑がかかるんじゃ…？と思われるかも知れませんが、お店から聞いている変更の締め切りまでに連絡頂ければ全然問題なくキャンセルできますので安心してください。

勉強会のキャンセル

参加が無理というのがわかり次第早めにキャンセルしましょう。早めにキャンセルして頂ければ頂く程、諦めていた補欠参加者の人が参加することができます。本当に急な仕事の予定が入ったりしてのキャンセルなら仕方ないのですが、当日のキャンセルでは補欠参加者の人もほとんどの人が諦めているので気づく人は少ないですし、気づいたとしても既に他の予定いれちゃったし…と参加出来ない人もいます。あなたが参加したいと思った気持ちは補欠参加者の人も持っていますのでその人達の為にもお願いします。また、連絡がないままのキャンセルも遅れて来るのかどうかがわからず対処できずに困りますので、当日のキャンセルで申し訳ない気持ちもあるかと思いますが連絡くださった方が助かりますので連絡するようにしましょう。

懇親会のキャンセル

これも参加が無理とわかり次第キャンセルしましょう。そして、締切日は絶対に守ってください。「懇親会の予約」などにも軽く書きましたが締め切りを過ぎてのキャンセルはお店も料理の準備などをしているので基本的にキャンセル料金が取られます。で、このキャンセル料金なのですが変わりに当日参加したいという人が現れない限りは、主催者の人の親切心や揉めたくないという気持ちやそもそも連絡が取れないなどの理由から基本的に主催者さんが負担されていることが多いです。これが１人ならいいのですが数人キャンセルがいると万単位で負担されているような事もあります。これはかなりの負担だと思いますので僕の知る範囲ではまだありませんがこれが理由で続ける事が出来なくなった勉強会もあると思うんですね。なので、締切を過ぎてのキャンセルは主催者の人が言い出さなくても本来は自分が払うべきものですのでこちらから連絡を取りキャンセル料金を支払うようにお願いします。

定期的な確認または連絡手段の確保

最初は決まっていなかった事が決まったりと内容が変わっている事もあるので定期的に確認するようにしましょう。そして、ATNDならメールアドレスを登録したり、登録したメールアドレスに届いているメールを定期的に確認したりと主催者さんからのお知らせを見逃さないようにしましょう。そうしないと自分にとって重要な情報を見逃してしまって懇親会の参加を諦める事になったりと残念な事になっちゃう可能性もありますよ＞＜

といったのが勉強会を開催してみて思ったことや、参加者側として以前から思っていた事などです。
賛否両論ありそうな事を結構書いてますし、何かご意見・感想などがありましたらよろしくお願いします。
また、勉強会を開催したい・参加したいけどどうしたらいいかわからないという人の為にも、経験がある人は出来ればブログ記事を書くなどして共有しましょう！そして、今回は気難しい事を書いたりもしていますが勉強会はとても楽しいものですのでみんなで勉強会を作って楽しみましょう！読んで頂きありがとうございました！

[ツール]
https://chrome.google.com/webstore/detail/njbgidlnlpmlhceimpbjiebobfbpiook?hl=ja
Chrome専用ではありますがATNDで参加しているイベントの更新通知・アラートなどこういう機能が欲しかったって機能がありますのでATNDのイベントによく参加される方にオススメです。

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[メモ]

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